Aantekeningen maken botst met luisteren
Medewerkers typen tijdens het gesprek en luisteren maar half mee, of beloven het later uit te werken en vergeten het. Hoe dan ook blijft het verslag mager, en wie de klant daarna belt begint vanaf nul.
Elk gesprek voor u uitgewerkt, in de EU
Voxbi zet elk zakelijk gesprek automatisch om in een schriftelijke transcriptie en een korte samenvatting met de kernpunten, beslissingen en vervolgacties, meteen nadat het gesprek is afgelopen. Geen handmatige aantekeningen, en de audio en tekst worden verwerkt in EU-datacenters onder GDPR en de EU AI Act.
- Verwerkt en opgeslagen in de EU
- Klaar voor GDPR en de EU AI Act
- Ingebouwd in dezelfde cloud-PBX, geen aparte tool
Waarom gespreksnotities nooit worden geschreven
Opnames bestaan, maar niemand heeft tijd om ze terug te luisteren
Een opname beantwoordt alleen de vraag 'wat is er gezegd' als iemand het hele gesprek opnieuw beluistert. Voor een snelle controle of een geschil is minutenlang audio afspelen om één zin te vinden niet realistisch.
De meeste AI-transcriptie stuurt uw gesprekken buiten de EU
Gespreksaudio en transcripties zijn persoonsgegevens. Aangekoppelde tools verwerken ze vaak op Amerikaanse servers, waardoor uw klanten in LU, FR, BE en DE bij hun compliance-team een doorgifte moeten verantwoorden die ze nooit hebben gewild.
Inzichten staan in hetzelfde dashboard dat uw team al gebruikt
Samenvattingen en tags, precies waar u gesprekken bijhoudt
Call Insights vat elk gesprek samen en voorziet het van tags binnen het Voxbi-dashboard, naast uw statistieken. De meeste teams lezen de gestructureerde samenvatting (kernpunten, beslissingen, vervolgacties) en openen de volledige transcriptie alleen voor een grondigere controle. Beide zijn doorzoekbaar over uw hele gespreksgeschiedenis.
Hoe het werkt
-
Het gesprek wordt opgenomen
Zodra de toestemming aan het begin van het gesprek is bevestigd, legt Voxbi de audio vast. Opname en transcriptie maken deel uit van dezelfde cloud-PBX, dus er is niets extra in te richten.
-
Spraak wordt tekst
AI transcribeert de audio binnen enkele minuten en labelt elke spreker waar het ze kan onderscheiden. Het resultaat is een doorzoekbaar, woordelijk verslag van het gesprek.
-
Er wordt een samenvatting uit gehaald
Een tweede model leest de transcriptie en haalt de kernpunten eruit: wat er is besloten en wie elke vervolgactie op zich neemt, zodat de meeste mensen alleen de samenvatting hoeven te lezen.
-
Het komt terecht waar u werkt
De transcriptie en samenvatting worden opgeslagen in het Voxbi-dashboard en kunnen via de API naar uw CRM worden gestuurd, zodat het contactdossier wordt bijgewerkt zonder dat iemand iets hoeft te kopiëren en plakken.
Wat de AI voor elk gesprek oplevert
Volledige transcriptie
Woordelijke tekst met sprekerlabels en tijdstempels, doorzoekbaar over uw hele gespreksgeschiedenis. Vind elk gesprek waarin een klantnaam, product of onderwerp ter sprake kwam, zonder ook maar één opname terug te luisteren.
Kernpunten
Een korte opsomming van wat de beller vroeg, wat er besproken werd en wat het belangrijkst is, zodat een collega de relatie in enkele seconden kan oppakken.
Beslissingen en acties
Een helder verslag van wat er is afgesproken, wie elke actie op zich neemt en de vervolgdatum. Het deel dat normaal alleen in iemands geheugen leeft, nu opgeschreven.
Trefwoordmeldingen
Markeer triggerwoorden zoals terugbetaling, opzeggen, dringend of klacht, zodat een supervisor de juiste gesprekken kan beoordelen in plaats van willekeurig steekproeven te nemen.
Call Insights en tags
Elk gesprek wordt automatisch samengevat en van tags voorzien, zodat u terugkerende onderwerpen binnen het team kunt volgen en trends opmerkt zonder elk gesprek te lezen.
Aangepaste woordenlijst
Laad uw productnamen, plaatsnamen en vaktermen in een aangepast woordenboek. Generieke modellen struikelen over jargon; een woordenlijst verhoogt de nauwkeurigheid scherp bij gespecialiseerde gesprekken.
Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijf
Goede gespreksnotities maken het verschil tussen een klant die zich herinnerd voelt en een die zichzelf moet herhalen.
-
Bespaar tijd bij elk gesprek
Geen aantekeningen tijdens het gesprek en geen uitwerking achteraf. Medewerkers richten zich op de klant, niet op het toetsenbord, en laten toch een volledig verslag achter.
-
Verlies nooit een detail
Elk woord wordt vastgelegd en is doorzoekbaar, trefwoordmeldingen vangen de cruciale zinnen op, en geschillen worden beslecht met een objectief verslag in plaats van twee tegenstrijdige herinneringen.
-
Betere, consistentere service
Wie het volgende gesprek aanneemt heeft de volledige context, antwoorden zijn op elkaar afgestemd over alle medewerkers heen, en toezeggingen die tijdens een gesprek zijn gedaan zijn zichtbaar voor het hele team.
Waarom teams voor Voxbi kiezen voor AI-gespreksnotities
Genoeg tools transcriberen een gesprek. De vragen die ertoe doen zijn waar uw gegevens worden verwerkt en of het resultaat vanzelf bij uw systemen terechtkomt.
Een aangekoppelde AI-notulist Voxbi
Waar audio wordt verwerkt Vaak een Amerikaanse cloud, met een doorgifte om te verantwoorden EU-datacenters, onder GDPR en de EU AI Act
Installatie Een apart abonnement dat aan uw telefoonsysteem wordt gekoppeld Ingebouwd in dezelfde cloud-PBX als opname en statistieken
Waar de samenvatting belandt Een aparte app waaruit u kopieert en plakt Opgeslagen in het dashboard en via de API naar uw CRM gestuurd
Nauwkeurigheid bij vaktermen Een vast model dat uw jargon verkeerd verstaat Aangepaste woordenlijst voor uw product-, plaats- en branchetermen
What teams say after the switch.
Voxbi is very user-friendly for end users, while still letting us implement more advanced configurations centrally.
We have been able to expand across the entire European Union and even internationally without ever worrying about communication costs or technical constraints.
Waar u op moet letten bij AI-gesprekstranscriptie
Sta op verwerking binnen de EU
Audio en transcripties zijn persoonsgegevens. Voor bedrijven in LU, FR, BE en DE is verwerking in EU-datacenters de praktische standaard onder GDPR, en de EU AI Act voegt daar nog verplichtingen aan toe. Vraag precies waar de audio naartoe gaat.
Stem de talenlijst af op hoe uw team praat
Engels, Frans en Duits worden goed ondersteund door moderne modellen. Luxemburgs is in de meeste tools nog de zwakste schakel, dus controleer de dekking tegen de talen die uw team werkelijk gebruikt, inclusief gesprekken die halverwege van taal wisselen.
Eis ondersteuning voor een aangepaste woordenlijst
Productnamen, plaatsnamen en jargon brengen generieke modellen in de war. De mogelijkheid om een aangepast woordenboek te laden is wat de nauwkeurigheid verhoogt bij de gesprekken die voor u het belangrijkst zijn.
Vraag om CRM-koppeling, geen handmatige export
De samenvatting zou vanzelf in het contactdossier moeten belanden. Als u moet kopiëren en plakken, verliest u het grootste deel van de tijd die u juist probeerde te besparen ten opzichte van handmatig notities maken.
Veelgestelde vragen
Is de transcriptie meteen klaar na het gesprek?
Voor de meeste gesprekken zijn de transcriptie en samenvatting binnen één tot drie minuten na het einde van het gesprek klaar. U leest eerst de samenvatting en opent de volledige transcriptie alleen wanneer u een grondigere controle nodig heeft.
Kan ik door al mijn gesprekstranscripties zoeken?
Ja. Transcripties worden opgeslagen in een doorzoekbare index, zodat u elk gesprek kunt vinden waarin een specifieke klant, product of onderwerp werd genoemd zonder opnames te beluisteren. Bovenop de trefwoordzoekopdracht kunt u filteren op medewerker, datum en wachtrij.
Werkt dit in het Frans en Duits?
Ja, beide worden met hoge nauwkeurigheid ondersteund, naast het Engels. Luxemburgs heeft vandaag bij alle leveranciers beperkte ondersteuning, dus controleer de talenlijst met ons als uw team voornamelijk in één taal werkt of binnen één gesprek van taal wisselt.
Waar wordt de audio verwerkt, en is het EU AI Act-conform?
Audio en transcripties worden verwerkt en opgeslagen in EU-datacenters, zodat ze onder GDPR en de EU AI Act blijven in plaats van buiten de EU te worden gestuurd. Daarmee blijft het antwoord over gegevenslocatie eenvoudig voor uw klanten en hun compliance-teams.
Wie kan binnen mijn organisatie gesprekstranscripties inzien?
Toegang wordt geregeld per rol in de beheerinstellingen. Een typische opzet laat managers de transcripties van hun team zien terwijl medewerkers alleen die van henzelf zien. Bepaal en documenteer uw toegangsbeleid om aan de GDPR-verantwoordingsplicht te voldoen, en herzie het telkens wanneer iemand van rol verandert of vertrekt.
Kan dit handmatige gespreksnotities in mijn CRM vervangen?
Voor de meeste standaard sales- en supportgesprekken wel. De AI-samenvatting dekt wat een medewerker met de hand zou schrijven, en wordt automatisch in het contactdossier gezet. In gereguleerd werk waar notities bewijs vormen, behandel de AI-output als een concept voor menselijke controle in plaats van een definitief verslag.
Zie AI-gespreksnotities op uw eigen gesprekken
Start een gratis proefperiode en zie hoe een echt gesprek in enkele minuten verandert in een transcriptie en samenvatting. Geen creditcard nodig.