Alles opnemen zonder dat u het kunt uitschakelen
Veel systemen nemen alles of niets op. Interne gesprekken en elk kort gesprek opnemen stapelt persoonsgegevens op die u nooit nodig had, en onder GDPR is dat meer aansprakelijkheid dan bezit.
Neem de gesprekken op die ertoe doen, sla ze op in de EU
Gespreksopname legt de audio van uw zakelijke gesprekken vast en bewaart die als veilige, doorzoekbare bestanden voor training, kwaliteitsbewaking, geschillenbeslechting en compliance. Met Voxbi kiest u precies welke toestellen, wachtrijen en gespreksrichtingen worden opgenomen, speelt u bellers automatisch een toestemmingsmelding af, en houdt u elke opname versleuteld op EU-infrastructuur met bewaarregels die bestanden volgens schema verwijderen.
- Gehost in de EU
- Klaar voor GDPR en de EU AI Act
- Versleuteling tijdens verzending en in rust
Waarom gespreksopname meestal evenveel risico als waarde creëert
Opnames die op de servers van iemand anders staan
Als u niet weet waar bestanden fysiek staan, wie bij de provider erbij kan, of er een ondertekende verwerkersovereenkomst is, kunt u een audit of een verzoek van een betrokkene niet met vertrouwen beantwoorden.
Geen bewaarregel, dus er wordt nooit iets verwijderd
Opnames stapelen zich eindeloos op omdat verwijdering handmatig is en vergeten wordt. GDPR zegt: bewaar ze niet langer dan het gestelde doel, en 'we verwijderen nooit' is het verkeerde antwoord aan een toezichthouder.
Vind en bekijk elke opname vanaf één plek
Zoek, filter en speel af in de browser
Hetzelfde webportaal dat uw team elke dag gebruikt: vind een opname op beller, wachtrij, datum of medewerker, speel hem af, en download hem wanneer u er het recht toe heeft. Geen console, geen providerticket, geen supportverzoek om een gesprek op te halen.
Hoe het werkt
-
Het gesprek begint met toestemming
Een automatische melding speelt af (“dit gesprek kan worden opgenomen”) en vermeldt het doel. De opname begint pas nadat de beller is geïnformeerd, wat de Luxemburgse en EU-wetgeving vereist.
-
Audio wordt vastgelegd
Voxbi neemt beide kanten van het gesprek op als een MP3- of WAV-bestand, op de toestellen, wachtrijen of gespreksrichtingen die u koos. Medewerkers kunnen pauzeren wanneer een beller kaart- of andere gevoelige gegevens voorleest.
-
Bestanden worden veilig opgeslagen
Elke opname wordt versleuteld in rust, gekoppeld aan de bijbehorende gespreksmetadata en bewaard op EU-infrastructuur. Uw bewaarregel bepaalt hoe lang ze blijft bestaan, en Voxbi verwijdert ze automatisch wanneer de tijd om is.
-
Alleen geautoriseerd afspelen
Supervisors en compliance-medewerkers zoeken, filteren en luisteren vanuit het webportaal. Rolgebaseerde toegang bepaalt wie een opname mag horen of downloaden, en elke toegang wordt gelogd.
Wat u kunt beheren aan opname
Automatische opname
Neem elk gesprek op een gekozen toestel of wachtrij op zonder actie van de medewerker. Ideaal voor klantgerichte wachtrijen waar consistentie telt.
Opname op verzoek
Laat een medewerker de opname midden in een gesprek starten en stoppen wanneer slechts een deel van het gesprek bewaard hoeft te worden. De actie wordt in het gespreksrecord vastgelegd.
Opname op basis van regels
Activeer opname op voorwaarde: leg gesprekken in de sales-wachtrij vast, sla interne of korte gesprekken automatisch over, zodat u opneemt wat u nodig heeft en niets meer.
Pauzeren voor gevoelige gegevens
Medewerkers pauzeren de opname zodra een beller kaartgegevens of andere gereguleerde persoonsgegevens geeft, en hervatten daarna. De pauze wordt gelogd voor uw auditspoor.
Externe opslag
Houd opnames op Voxbi of stuur ze naar uw eigen cloudopslag voor langetermijnbewaring en eenvoudig terughalen, zodat archivering past bij uw bestaande gegevensbeleid.
Bewaring en rolgebaseerde toegang
Stel in hoe lang opnames blijven bestaan en wie erbij kan. Bestanden verwijderen automatisch bij de limiet, en alleen benoemde rollen kunnen luisteren of downloaden.
Waarom opgenomen gesprekken zich terugbetalen
Een opname is het objectieve verslag van wat er werkelijk is gezegd, en dat beslecht meer dan ruzies.
-
Kwaliteit en training
Bekijk echte gesprekken om medewerkers te coachen, deel voorbeelden van best practices met nieuw personeel, en spot snel wrijving in de gespreksafhandeling in plaats van te gissen.
-
Geschillenbeslechting
Een objectief verslag van wat er is afgesproken beschermt zowel uw personeel als de klant, en bespaart uren welles-nietes wanneer partijen het oneens zijn.
-
Bewijs voor compliance
Houd een bewijsspoor bij voor audits, voldoe aan sectorverplichtingen zoals MiFID II voor klantgerichte beleggingsgesprekken, en pas bewaring consistent toe.
Waarom teams hun opnames aan Voxbi toevertrouwen
De meeste cloud-PBX's kunnen een gesprek opnemen. Het verschil is waar het staat, wie erbij kan, en hoeveel van het beleid u zelf beheert.
Een typische cloud-PBX Voxbi
Waar opnames staan Vaak onduidelijk, soms buiten de EU Op EU-infrastructuur, versleuteld in rust
Wat er wordt opgenomen Alles-of-niets op het hele account Per toestel, wachtrij of gespreksrichting, met regels en pauze
Bewaring Handmatige verwijdering, dus bestanden stapelen zich op Automatische verwijdering bij de limiet die u instelt
Toegang De meeste gebruikers kunnen luisteren en downloaden Rolgebaseerde toegang met elke toegang gelogd
Verwerkersovereenkomst Moeilijk te krijgen, of generiek GDPR-verwerkersovereenkomst (artikel 28) standaard
What teams say after the switch.
Voxbi is very user-friendly for end users, while still letting us implement more advanced configurations centrally.
We have been able to expand across the entire European Union and even internationally without ever worrying about communication costs or technical constraints.
Waar u op moet letten bij gespreksopname
Sta op een toestemmingsmelding
Het systeem zou aan het begin van elk gesprek een automatisch bericht moeten afspelen dat opname actief is en waarom, met de optie om te weigeren. Opnemen zonder de partijen te informeren is in Luxemburg een strafbaar feit, niet alleen een GDPR-overtreding.
Eis fijnmazige controles
U zou precies moeten kunnen kiezen welke toestellen, wachtrijen of gespreksrichtingen worden opgenomen. Alles opnemen creëert veel meer GDPR-risico dan waarde, dus alles-of-niets is een rode vlag.
Eis versleutelde opslag en bewaring
Opnames bevatten persoonsgegevens. Zoek naar versleuteling in rust, rolgebaseerde toegang en bewaarregels die bestanden automatisch op het juiste moment verwijderen in plaats van alles voor altijd te bewaren.
Controleer de transparantie van de provider
Vraag waar bestanden fysiek staan, of de provider zelf opneemt voor facturatie of beveiliging, en of die een GDPR-verwerkersovereenkomst (artikel 28) ondertekent. Bij Voxbi blijven opnames in de EU.
Veelgestelde vragen
Moet ik bellers vertellen dat hun gesprek wordt opgenomen?
Ja. In Luxemburg en in de hele EU moet u alle partijen informeren dat een gesprek wordt opgenomen en het doel vermelden. Voxbi speelt een automatische melding af wanneer het gesprek wordt verbonden. Opnemen zonder de partijen te informeren is een strafbaar feit onder de Luxemburgse wet, bovenop een GDPR-overtreding.
Kunnen medewerkers de opname midden in een gesprek pauzeren of stoppen?
Ja. Een medewerker kan de opname tijdens een gesprek pauzeren of stoppen, wat handig is wanneer een klant een kaartnummer of andere gevoelige gegevens voorleest. De pauze wordt in het gespreksrecord vastgelegd. Sommige compliancekaders beperken pauzeren tot specifieke scenario's, dus controleer eerst uw sectorregels.
Waar worden mijn opnames opgeslagen?
Op EU-infrastructuur, versleuteld in rust, gekoppeld aan de gespreksmetadata. U kunt opnames ook naar uw eigen cloudopslag sturen voor langetermijnbewaring. Voxbi ondertekent een GDPR-verwerkersovereenkomst (artikel 28) zodat u precies weet wie de gegevens verwerkt en waar ze staan.
Hoe lang moet ik opnames bewaren?
Er is geen enkele regel. Dertig tot negentig dagen is typisch voor algemene kwaliteitsbewaking, terwijl MiFID II minstens vijf jaar vereist voor klantgerichte beleggingsgesprekken. Onder GDPR mag u opnames niet langer bewaren dan het gestelde doel vraagt. Stel een bewaarregel in en Voxbi verwijdert bestanden automatisch wanneer de tijd om is.
Wie kan binnen mijn organisatie naar opnames luisteren?
Alleen de rollen die u toestaat. Voxbi ondersteunt rolgebaseerde toegang, zodat luisteren en downloaden beperkt blijven tot supervisors, compliance-medewerkers en benoemde beheerders in plaats van elke gebruiker. Elke toegang wordt gelogd, en u kunt rechten herzien of intrekken telkens wanneer iemand van rol verandert of vertrekt.
Kan ik slechts sommige gesprekken opnemen in plaats van alle?
Ja. U kiest precies welke toestellen, wachtrijen en gespreksrichtingen worden opgenomen, en u kunt opname op regel activeren (bijvoorbeeld: neem de sales-wachtrij op maar sla interne en korte gesprekken over). Alleen opnemen wat u nodig heeft houdt u binnen GDPR en bespaart opslag die u nooit zou gebruiken.
In welk bestandsformaat worden opnames opgeslagen?
MP3 of WAV. MP3 is kleiner en prima voor kwaliteitsbewaking, terwijl WAV ongecomprimeerd is en soms vereist is voor juridisch of regulatoir gebruik. U kiest wat bij elk toepassingsgeval past.
Zie gespreksopname op uw echte opstelling
Start een gratis proefperiode en zet opname aan voor één wachtrij in minuten. Geen creditcard nodig.