Voxbi is een cloud-telefooncentrale voor gemeenten, ministeries en overheidsdiensten in Luxemburg. Burgergesprekken komen via een meertalig keuzemenu meteen bij de juiste afdeling terecht, elke locatie en remise zit op één belplan, en opnames blijven AVG-conform binnen de EU, zonder server om te onderhouden en met behoud van uw bestaande SIP-toestellen.
Een check van tien seconden voordat u verder leest.
Alle gesprekken komen binnen op één receptienummer en de receptionist verbindt ze stuk voor stuk handmatig door. Tijdens drukke periodes loopt de wachtrij op, wachten burgers, en één afwezigheid aan de balie legt de hele centrale stil.
Recyclageparken, dienstencentra en culturele locaties staan helemaal buiten het telefoonsysteem. Medewerkers daar gebruiken hun privételefoon voor werkgesprekken, zonder toestelnummers, zonder doorverbinden en zonder enig overzicht van wie bereikt is.
Een verouderd ISDN-platform nadert de einddatum van de leverancier, elke wijziging vereist een betaald bezoek van een technicus, en er is geen manier om gespreksvolumes of gemiste oproepen te rapporteren om het serviceniveau richting burgers aan te tonen.
Zelfde hoofdnummer, bestaande SIP-toestellen behouden, geen server op locatie.
Doorschakeling op basis van een menu, vanaf het hoofdnummer van de centrale naar de burgerlijke stand, de technische dienst, de sociale dienst of het secretariaat, in de taal van de beller.
Openingstijden, middagpauzes en de officiële feestdagenkalender worden automatisch toegepast, zonder handmatig omschakelen.
Gemeentehuis, remises, dienstencentra en nevenlocaties op één intern belplan met gratis bellen tussen locaties en één dashboard.
Gesprekken met burgers worden opgenomen met EU-dataopslag, terug te vinden op datum, beller of toestelnummer voor uw bewaarbeleid.
Medewerkers op remises, nevenlocaties of die op afstand werken bereiken hun toestelnummer vanaf een laptop of telefoon, geen vast toestel nodig.
Gespreksvolumes, wachttijden en gemiste oproepen per afdeling, zodat de organisatie kan rapporteren over het serviceniveau richting burgers.
Voxbi is gebouwd en gehost door een Luxemburgse telecomoperator, dus elk gesprek en elke opname valt onder de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming, niet onder de voorwaarden van een Amerikaanse aanbieder. Voor een overheidsorganisatie is dat het verschil tussen een schoon AVG-register en een nalevingskloof.
Ja. Vaste toestellen die in het afgelopen decennium zijn gekocht, zijn vrijwel altijd SIP-compatibel, en Voxbi configureert ze in de meeste gevallen opnieuw zonder ze te vervangen. Een audit van uw huidige hardware is de eerste stap van het migratieplan, en die is gratis. Het behoud van de toestellen houdt de investeringskosten van de overstap laag.
Ja. Voxbi slaat alle gespreksdata en opnames standaard op in datacenters binnen de EU, beheerd door een Luxemburgse telecomoperator. Bewaartermijnen, toestemming van bellers en toegangsrechten sluiten aan op uw AVG-register en intern dossierbeleid, met toegang die per rol is afgeschermd.
Ja. Een taalkeuze in het hoofdmenu (bijvoorbeeld druk op 1 voor Frans, 2 voor Duits, 3 voor Luxemburgs, 4 voor Engels) stuurt elke beller naar het juiste submenu en de juiste medewerkers. U neemt de menuteksten op en werkt ze bij vanuit het dashboard, zonder dat er een technicus aan te pas komt.
Ja. Toestelnummers over meerdere locaties zetten elke locatie op één intern belplan met gratis bellen tussen locaties. Elke locatie houdt zijn eigen keuzemenu, openingstijden en directe nummers, terwijl de hele organisatie één dashboard deelt. Een nieuwe locatie toevoegen duurt meestal een paar dagen.
Migraties verlopen doorgaans gefaseerd over twee tot vier weken. De interne toestelnummers worden eerst getest en de medewerkers opgeleid, en het hoofdnummer wordt als laatste geporteerd. Er loopt een parallelle periode waarin beide systemen tegelijk draaien, zodat de dienstverlening aan burgers tijdens de hele overstap beschikbaar blijft.
Plan een kort gesprek om uw ISDN-migratie, dataopslagbehoeften en opzet met meerdere locaties om te zetten in een werkend belplan. Uw locaties, uw nalevingseisen, uw tijdlijn.
